Een room of workplace booking systeem is een digitaal platform waarmee bedrijven en organisaties de reservering en het gebruik van vergaderruimtes, flexplekken en andere werkruimtes efficiënt kunnen beheren. Met behulp van innovatieve hardware worden gebruikers geattendeerd of een ruimte of werkplek beschikbaar is.
Wat doet een booking systeem en wat zijn de voordelen?
Reserveringen maken: Medewerkers kunnen eenvoudig een werkplek of ruimte boeken via een kalendersysteem (zoals MS Oulook) dat gekoppeld is met lokale hardware
Beschikbaarheid controleren: Real-time inzicht in welke ruimtes of werkplekken vrij of bezet zijn.
Automatisering: Integratie met toegangssystemen, kalenders (zoals Outlook & Google calender) en IoT-sensoren.
Gebruik optimaliseren: Data-analyse om werkplekken en ruimtes efficiënter te benutten.
Toegang & Beheer: Sommige systemen koppelen met toegangscontrole of slimme verlichting en klimaatbeheersing.
Voor wie?
Kantoren – Flexibel werken en vergaderruimtes efficiënt inzetten.
Hotels & conferentiecentra – Voor het boeken van vergaderruimtes en evenementen.
Scholen & universiteiten – Voor studieruimtes, collegezalen en laboratoria.
Ziekenhuizen & zorginstellingen – Spreekkamers en behandelruimtes beheren.
Hardware
Naast kalender software heeft een goed werkend ruimte- en werkplekreserveringssysteem ook de juiste hardware nodig om efficiënt te functioneren.
Ruimtedisplays & tablets
Kleine schermen die bij vergaderruimtes worden geplaatst om beschikbaarheid weer te geven en boekingen ter plaatse te doen.
Sensoren & IoT-apparaten
Slimme sensoren die detecteren of een ruimte of werkplek daadwerkelijk in gebruik is.
Toegangscontrole & check-in systemen
Hardware om gebruikers te identificeren en hun boekingen te bevestigen.
Digitale kiosken & receptiezuilen
Zelfbedieningszuilen waar medewerkers of bezoekers een werkplek of ruimte kunnen reserveren.
Integratie met Smart Office systemen
Hardware gekoppeld aan slimme verlichting, klimaatbeheersing en andere gebouwtechnologieën.
Waarom deze hardware inzetten?
✅ Efficiënter ruimtegebruik – Voorkom dat ongebruikte ruimtes als ‘gereserveerd’ blijven staan. ✅ Hybride werken ondersteunen – Makkelijk werkplekken en vergaderruimtes beheren in flexibele kantoren. ✅ Kosten besparen – Vermijd onnodige energiekosten door slimme integraties. ✅ Gebruiksgemak verbeteren – Medewerkers en bezoekers kunnen snel en eenvoudig een ruimte vinden en reserveren.
Roombooking of workplacebooking in uw organisatie?
Gewoon even sparren of interesse in één van onze producten of diensten? Onderhoud nodig voor uw faciliteiten. Laat het ons weten, dan nemen wij z.s.m. contact met u op.